Cuando algo falla, lo último que quieres es perder tiempo buscando a quién llamar o repitiendo lo mismo tres veces. Por eso en Kaizen Development Solutions hemos ordenado nuestro soporte en varias vías que acaban en el mismo sitio: un aviso con su número, que se puede seguir de principio a fin.
Lo contamos en un vídeo de poco más de tres minutos, con un caso de ejemplo recorrido paso a paso.
Cuatro vías, un mismo registro
Cada empresa trabaja de una forma, así que no imponemos un único canal. Elige la vía que más te convenga: tu equipo IT te ayuda. Uses la que uses, tu aviso queda registrado con su número único de referencia; de este modo se puede realizar el seguimiento hasta su resolución con total trazabilidad.
- El portal de clientes, Entras con tu correo, abres un aviso nuevo, indicas prioridad, impacto y tipo, y describes lo que pasa. Puedes adjuntar capturas o documentos, y en «Mis tickets» ves todos tus avisos y su estado.
- WhatsApp. Escribes a nuestro número y te guiamos paso a paso para abrir la solicitud. Puedes enviar fotos o documentos en la misma conversación y al terminar recibes el número del aviso.
- Microsoft Teams. El mismo proceso, desde el Teams de tu empresa, sin salir de la herramienta que ya usas cada día.
- «Reportar un problema» desde tus aplicaciones. En las aplicaciones de la plataforma Cauzi y en los desarrollos a medida que lo incluyen, basta con abrir el menú de usuario. Con un clic se adjunta la captura de la pantalla en la que estás, y los datos técnicos viajan solos.
El tiempo de respuesta y el acceso a cada vía dependen del contrato de mantenimiento de cada cliente. Si tienes dudas sobre lo que incluye el tuyo, pregúntanos.
Por qué insistimos en el número de aviso
Un número de aviso no es burocracia. Es lo que permite que nadie tenga que empezar de cero cuando vuelves a escribir, que sepas en todo momento en qué punto está tu solicitud y que la información no se reparta entre correos, llamadas y mensajes sueltos.
Por eso, si nos escribes por WhatsApp o Teams sobre algo que ya tienes abierto, te preguntamos si tiene relación con tu aviso anterior y añadimos lo nuevo a ese mismo aviso. Así se evitan duplicados y el técnico que lo lleva tiene toda la historia delante.
Tres reglas para que se resuelva antes
Hay tres gestos sencillos que marcan la diferencia en el tiempo de resolución:
- Cuenta todo lo posible. Qué estabas haciendo, qué esperabas que pasara, qué ha pasado y desde cuándo.
- Adjunta una captura o una foto. Una imagen del error ahorra preguntas y ayuda a localizar el problema mucho más rápido.
- Conserva el número y el asunto del aviso. Si vuelves a escribir sobre lo mismo, indícalo para seguir en el mismo aviso en lugar de abrir otro.
Tecnología propia
Las conversaciones por WhatsApp y Teams que ves en el vídeo las atiende Cauzi Bot, el módulo de atención por chat de nuestra plataforma Cauzi. Es la misma tecnología que ofrecemos a empresas que quieren atender a sus trabajadores y clientes por los canales que ya usan, conectada con sus propios sistemas. Si te interesa verlo aplicado a tu caso, en cauzi.cloud/bot tienes más información y puedes pedirnos una demostración.
Nuestro trabajo empieza antes de que haya un problema: con el mantenimiento preventivo revisamos y actualizamos los sistemas para que las incidencias sean las menos posibles. Si pese a ello surge alguna, estas vías te permiten comunicárnosla con toda la información desde el primer momento, para que podamos resolverla cuanto antes.
No solo sirven para lo que falla. Son también el canal para hacernos llegar sugerencias de mejora de vuestras aplicaciones y desarrollos: cada propuesta queda registrada con su número y la valoramos con vosotros.
