La obligación de registrar la jornada laboral en España existe desde mayo de 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019. Lo que no existe todavía, siete años después, es un marco técnico claro sobre cómo debe hacerse ese registro. Eso es lo que pretende cerrar el nuevo Real Decreto del registro horario digital que el Gobierno tiene en fase final de tramitación.
Al cierre de redacción, el Real Decreto no ha sido aprobado todavía en Consejo de Ministros ni publicado en el BOE. El Ministerio de Trabajo se ha comprometido públicamente a aprobarlo durante junio de 2026. El texto del borrador disponible en el portal de participación del Ministerio mantiene un encabezado todavía sin fecha — «previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día XX de XX» —, lo que confirma que la firma definitiva sigue pendiente.
Pero el contenido del borrador ya está estabilizado y disponible públicamente. Y la Inspección de Trabajo no está esperando al BOE para sancionar. Este artículo resume, con citas al articulado oficial y a la jurisprudencia más reciente, qué se sabe, qué cambia respecto a 2019 y qué conviene tener listo hoy.
De dónde venimos: la laguna técnica del RDL 8/2019
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RDL 8/2019, obliga a todas las empresas a llevar registro diario de la jornada de cada trabajador, conservarlo durante cuatro años y ponerlo a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección. Pero la norma no especifica medio, formato ni requisitos técnicos. El Tribunal Supremo lo confirmó en la Sentencia del Tribunal Supremo (STS) 41/2023: la ley no fija mecanismo concreto.
El resultado, siete años después, miles de empresas siguen registrando jornadas en papel o en hojas de Excel, en muchos casos sin trazabilidad real. El nuevo Real Decreto pretende cerrar ese hueco. El artículo 2 del borrador establece que el registro debe realizarse por medios digitales y ser objetivo, fiable y accesible. Adiós a los métodos analógicos.
Lo que ya sanciona la Inspección de Trabajo hoy
Antes de hablar del Real Decreto futuro, conviene mirar lo que ya está pasando. La Inspección no está esperando al BOE para actuar:
- Sentencia de la Audiencia Nacional 22/2022 (caso Ferrovial): rechazó registros en papel basados en tiempos estimados, no reales.
- Sentencia de la Audiencia Nacional 4128/2023: ratificó sanción de 187.515 € por registros en Excel editados retrospectivamente sin trazabilidad.
- STS 372/2026, de 15 de abril: el Tribunal Supremo unifica doctrina sobre la carga de la prueba en horas extras cuando la empresa no lleva registro fiable de jornada — recae sobre la empresa.
En 2024, la Inspección levantó 1.869 actas de infracción por irregularidades en el registro horario, un 90,7% más que en 2019. Las multas alcanzaron 20,19 millones de euros. Las actuaciones inspectoras pasaron de 4.800 a 9.097 en cinco años.
Conclusión operativa: las empresas con sistemas frágiles (papel, Excel sin control de versiones) están expuestas hoy, no en un futuro hipotético.
El nuevo Real Decreto: estado y previsión
El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente del proyecto el 30 de septiembre de 2025. Tras la consulta pública y los informes preceptivos, el Consejo de Estado emitió dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026. El órgano consultivo cuestionó tres aspectos: la memoria económica (estima un coste medio de 55,4 € por trabajador y año, con un impacto total cercano a los 867 millones de euros), el encaje jurídico como reglamento en lugar de ley, y la protección de datos.
El Gobierno ha decidido seguir adelante. El dictamen no es vinculante, y el Plan Anual Normativo 2026 mantiene la reforma como medida prioritaria. La disposición final quinta del borrador fija la entrada en vigor a los 20 días desde la publicación en el BOE. Esa cifra es el centro de la disputa abierta hoy entre Ministerio de Trabajo y Ministerio de Economía, que pide un periodo de adaptación más largo para pymes — especialmente para las que arrancan de cero.
Qué exige exactamente el borrador
A diferencia del RDL 8/2019, este borrador desciende a detalle técnico. Vale la pena recorrer sus artículos centrales.
Definiciones del artículo 2
El registro debe ser objetivo, fiable y accesible. El borrador define los tres conceptos:
- Objetividad: reflejar la información de manera imparcial, perceptible e indiscutible.
- Fiabilidad: que los asientos, una vez practicados, no puedan modificarse sin autorización de empresa y trabajador, y que cualquier cambio quede registrado con su autoría.
- Accesibilidad: que todas las personas que deban realizar asientos o disponer del contenido del registro puedan hacerlo de manera sencilla.
El matiz importante: las modificaciones de un fichaje no son decisión unilateral de la empresa. Requieren autorización doble, empresa y persona trabajadora afectada. En caso de discrepancia, se informa a la representación legal de los trabajadores. Si no hay acuerdo, la empresa refleja su versión y el trabajador su discrepancia. Cualquier sistema que permita a un responsable modificar fichajes sin trazabilidad ni doble autorización quedará fuera del marco.
Contenido mínimo del artículo 3
El borrador exige que el registro contemple no solo entrada y salida, sino:
- Régimen de jornada (completa o parcial), con horario teórico.
- Inicio y fin de cada jornada, con hora y minuto.
- Inicio y fin de cada pausa no computable como tiempo de trabajo efectivo.
- Modo presencial o a distancia de cada tramo trabajado.
- Naturaleza ordinaria, extraordinaria o complementaria de las horas, con indicación de si la hora extra se compensa con descanso o se retribuye.
- Tiempos de espera y a disposición de la empresa.
- Interrupciones del derecho a la desconexión.
- Horas trabajadas por aplicación de medidas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular.
- Totalización diaria y mensual.
- Identificación, autorizaciones y autoría de todas las modificaciones.
Es notablemente más amplio que la práctica habitual hoy en la mayoría de pymes. Sistemas que solo registran entrada y salida quedan cortos.
La presunción de conformidad del artículo 5
Este artículo define el marco legal del cumplimiento. Establece que un sistema que cumpla los requisitos técnicos del RD se presumirá conforme con los principios de los artículos 2 y 3, «salvo prueba en contrario». Si la empresa opta por un sistema alternativo, debe contar con un informe de técnico competente que justifique su adecuación.
Esto importa más de lo que parece. Muchas empresas usan sistemas hechos a medida o adaptaciones de software genérico. La opción «alternativa con informe técnico» es viable pero exige acreditación específica caso por caso. La opción «sistema conforme con los requisitos técnicos» es más cómoda jurídicamente.
Derechos de acceso del artículo 6
El borrador es exigente con la accesibilidad:
- Trabajador: puede consultar y obtener copia de sus asientos en cualquier momento, al menos en su lugar de trabajo. Adicionalmente, la empresa debe entregar junto con el recibo de salarios una copia del resumen del periodo. Es decir, cada nómina debe ir acompañada del registro horario del mes. Esto exige integración nómina-fichaje que muchas pymes hoy no tienen resuelta.
- Representación legal de los trabajadores: acceso y copia inmediata en el centro de trabajo, con anonimización de datos sensibles (DNI, domicilio, estado civil, datos personales que afecten a intimidad).
- Inspección de Trabajo: acceso remoto y presencial en cualquier momento.
El formato de la información debe ser tratable, legible y compatible con sistemas de uso generalizado. No vale entregar la información en un formato propietario que solo abre el proveedor.
Protocolo y formación del artículo 7
Obligación añadida que pocos están comentando: la empresa debe elaborar un protocolo de organización y documentación del registro, previa información y consulta con la representación legal de los trabajadores. El protocolo debe contemplar un sistema de evaluación periódica del funcionamiento.
Además, la empresa debe formar a los trabajadores sobre el uso del sistema. El tiempo de formación se computa como tiempo de trabajo efectivo y el coste no puede recaer en el trabajador.
Subcontratación y empresas de trabajo temporal del artículo 8
Importante para sectores con cadena de subcontratas (construcción, asfaltos, servicios, hostelería):
- En subcontratación, la subcontratista garantiza el registro de su personal, incluso si presta servicio en centro de la empresa principal.
- En cesión vía empresa de trabajo temporal (ETT), la empresa usuaria es responsable del registro de la persona puesta a disposición.
Reparto de responsabilidades que conviene aclarar en los contratos antes de la entrada en vigor.
Sanciones: qué cambia frente a la LISOS actual
El articulado del Real Decreto no modifica directamente la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), pero el régimen sancionador que lo acompañará sí va a endurecerse: las cuantías por trabajador afectado se elevarán hasta 10.000 € por infracción en grado máximo, frente al rango actual de 751-7.500 € que establece el artículo 40.1 de la LISOS para infracciones graves. Y aplican por trabajador, no por empresa. Una irregularidad detectada en plantilla de 30 puede multiplicarse, no es multa única.
Qué conviene tener listo hoy
Aunque el calendario definitivo del BOE dependa de la firma en Consejo de Ministros, los requisitos centrales son estables. Conviene verificar, sobre el sistema actual:
- Registro digital con sello temporal automático en cada asiento. Sin intervención manual del operador.
- Inmutabilidad. Una vez registrado, ningún fichaje se puede editar sin dejar rastro con autoría. Las correcciones se hacen como asiento nuevo, con motivo documentado.
- Doble autorización para modificaciones. La empresa no puede cambiar un fichaje sin consentimiento del trabajador afectado.
- Contenido completo. No solo entrada y salida — también pausas, modo presencial o a distancia, naturaleza de horas extra, interrupciones del derecho a desconexión.
- Identificación individual no biométrica. El borrador restringe la biometría a casos excepcionales.
- Acceso del trabajador en cualquier momento y entrega del resumen junto con cada nómina.
- Acceso de la representación legal con anonimización de datos sensibles.
- Acceso remoto de la Inspección de Trabajo.
- Conservación cuatro años con disponibilidad inmediata.
- Exportación con valor probatorio independiente. Si se cambia de proveedor, los registros conservados deben mantener garantías de autenticidad sin depender de que el proveedor anterior siga operativo. Este punto se pasa por alto a menudo y es el que más problemas genera a medio plazo.
- Protocolo documentado y formación al equipo sobre el uso del sistema.
Una nota sobre el sello europeo de tiempo cualificado
Hay una diferencia técnica que conviene conocer, especialmente para empresas con riesgo real de litigio laboral o inspección compleja.
La mayoría de sistemas de registro horario hablan de «sellado temporal» o «log de auditoría». Es correcto pero genérico: significa que el sistema añade una marca de tiempo al asiento. Lo que no implica necesariamente es que esa marca tenga valor probatorio reforzado ante terceros.
El sello europeo de tiempo cualificado sí lo tiene. Es una marca de tiempo emitida por una autoridad reconocida en la Unión Europea, con régimen jurídico equivalente al de un acta notarial digital. En caso de discrepancia ante inspección o juicio laboral, proporciona evidencia de cuándo existió un registro que ningún sistema genérico puede igualar.
El borrador del Real Decreto no exige explícitamente sello cualificado europeo. Pero el artículo 2 sí exige fiabilidad, definida como inmutabilidad probada de los asientos. Y el artículo 5 permite optar por sistemas alternativos siempre que se garanticen los principios del artículo 2. Un sistema con sello cualificado europeo cumple sobradamente los requisitos del artículo 2 y aporta una capa adicional de defensa probatoria que ningún sistema genérico ofrece.
Para empresas que buscan la garantía más alta frente a inspecciones o demandas laborales, es la opción que aporta mayor valor con menor riesgo regulatorio.
Cauzi Tempus
En KDS hemos diseñado Cauzi Tempus desde el principio con esta exigencia regulatoria en mente. El sistema combina sello europeo de tiempo cualificado, cadena de registros inmutables criptográficamente enlazada, exportación verificable con valor probatorio independiente del proveedor, y los canales de fichaje habituales — móvil con login Microsoft 365, WhatsApp, Microsoft Teams y tablet en modo kiosko — sin pasar por biometría.
Más información en www.cauzi.cloud.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. El texto del Real Decreto está pendiente de aprobación definitiva y puede sufrir modificaciones antes de su publicación en el BOE. Cada empresa debe consultar su situación particular con asesores legales especializados.
